Sí, pero no de manera indiscriminada a cualquiera. Se debe utilizar el tablón del centro o la web del mismo con acceso restringido a quienes hayan solicitado la admisión. Debe publicarse únicamente la puntuación total obtenida según baremo sin desglose por diferentes conceptos.

En estos casos, se protegerá la intimidad de las víctimas; en especial, sus datos personales, los de sus descendientes y los de cualquier otra persona que esté bajo su guarda o custodia1. En consecuencia, los centros educativos deberán proceder con especial cautela a tratar los datos de los menores que se vean afectados por estas situaciones.

El alumnado se puede oponer a la publicación de su admisión en un centro educativo si se alegan motivos fundamentados y legítimos relativos a su concreta situación personal, como, por ejemplo, razones de seguridad derivadas de la existencia de violencia de género o sufrir algún tipo de amenaza, etc. Si es un menor de 14 años, el derecho lo tienen que ejercer los titulares de la patria potestad o, en su caso, el tutor legal. El centro educativo, al conceder el derecho de oposición, deberá valorar cada caso concreto y optar por aquella medida que ofrezca las mayores garantías para salvaguardar la intimidad de las víctimas, lo que puede incluir la exclusión del listado de admitidos que se publique o el empleo de códigos identificadores o nombres seudonimizados previamente acordados que no releven la identidad de la persona. 

Sí, por el tiempo necesario para facilitar el acceso. Será preferible que se publique en la plataforma educativa si existe.

Sí, pero sin asociar los diferentes tipos de menús con cualquier dato personal de los alumnos y alumnas a los que les correspondan. Lógicamente, el centro o el encargado de prestar el servicio de comedor podrá disponer de listas con los datos identificativos del alumnado que requiera de alimentación especial, pero sin publicar tal información.

Los centros educativos podrán publicar esta información a efectos informativos de los afectados, en la medida en que así se disponga en los protocolos establecidos al efecto, sin perjuicio de las obligaciones de Publicidad Activa derivadas de la normativa de Transparencia (Artículo 63.1 de la Ley Orgánica 1/2004, de 28 de diciembre, de Medidas de Protección Integral contra la Violencia de Género. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía.).

A título general, en ningún caso debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente, como mucho, se publicará el nombre, apellidos y 4 cifras de DNI de manera aleatoria.

Así mismo, si fueran varios los requisitos a valorar, se podría dar el resultado total y no el parcial de cada uno de los requisitos.

Si los criterios de las ayudas no se basan en circunstancias que impliquen el conocimiento de categorías especiales de datos hay que valorar si, no obstante, podrían afectar a la esfera íntima de la persona, por ejemplo al ponerse de manifiesto su capacidad económica o su situación de riesgo de exclusión social. En estos casos habría que analizar en cada caso si resulta necesario hacer pública dicha información para garantizar la transparencia de la actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública.

Igualmente, cuando ya no sean necesarios estos listados, habrá que retirarlos.

No son publicables tales datos.

En el supuesto de que el número de solicitudes presentadas supere al de vacantes en un centro, en la publicidad de la relación del alumnado admitido o no admitido, deberá figurar únicamente la puntuación total obtenida por la aplicación de los apartados del baremo (Artículo 47 del Decreto 21/2020, de 17 de febrero, por el que se regulan los criterios y el procedimiento de admisión del alumnado en los centros docentes públicos y privados concertados para cursar las enseñanzas de segundo ciclo de educación infantil, educación primaria, educación especial, educación secundaria obligatoria y bachillerato.).

Se deben facilitar al propio alumnado y a sus padres, madres o tutores legales. 

Si es a través de plataformas educativas, solo deben estar disponibles para los interesados. 

Se puede mostrar la calificación del alumno o alumna frente a la media del resto de la clase.

Preferentemente las calificaciones se facilitarán a cada alumno o alumna a través de las plataformas educativas.

No obstante, sería posible hacerlo verbalmente en clase directamente a la persona interesada, de forma que no se difunda ni se conozca por el resto del alumnado.

Las sanciones deben ser comunicadas de manera privada y respetuosa, garantizando la confidencialidad y el respeto a la dignidad del alumnado. Dependiendo de la relevancia de la sanción será necesario dar audiencia a los padres, madres o tutores legales (Artículo 26 del Decreto 19/2007, de 23 de enero, por el que se adoptan medidas para la promoción de la Cultura de Paz y la Mejora de la Convivencia en los Centros Educativos sostenidos con fondos públicos.).

Estas situaciones se deben manejar con discreción, priorizando el bien superior y la privacidad del menor.

Toda información relacionada con una persona física identificada o identificable, incluidas por tanto las incidencias en el parte de clase, tiene el carácter de dato personal y por tanto debe tratarse en cualquier caso de acuerdo con la normativa de protección de datos y atendiendo a las indicaciones contenidas en esta Guía.

Es recomendable recabar la de ambos.

Con carácter general, la patria potestad es ejercida por ambos progenitores o por uno solo con el consentimiento expreso o tácito del otro, de modo que cualquiera de estos puede solicitar que el consentimiento le sea recabado cuando no haya sido así, u oponerse al tratamiento (Artículo 156 del Código Civil.).

Aunque la autorización de uno de ellos pudiera bastar en principio al presumirse normativamente la validez de los actos realizados por uno de ellos conforme al uso social y que cada uno de los progenitores ejerce ordinariamente la patria potestad con el consentimiento del otro, la no descartable posibilidad de desacuerdo justifican la anterior recomendación.

    En ausencia de normativa específica para nombrar al alumnado en documentos oficiales, se deben aplicar los principios generales de protección de datos recogidos en el RGPD.

    Sólo podrán emplearse nombres completos si los destinatarios previstos del documento tienen asignadas funciones específicas en el ámbito educativo u orientativo relacionadas directamente con el alumnado involucrado o se cuenta con el consentimiento. En caso contrario, los datos del alumnado que pudieran permitir su identificación deberán ser suprimidos u ocultados.

    El uso de iniciales no se considera suficientemente seguro debido a la posibilidad de reidentificación. En estos casos, es preferible emplear técnicas de seudonimización más robustas, como identificadores aleatorios.

Antes de compartir trabajos del alumnado para fines como publicaciones o exhibiciones, se debe obtener el consentimiento informado del alumnado mayor de 14 años, o sus padres, madres o tutores legales, explicando claramente cómo y por qué se compartirán los trabajos.

De no contarse con el consentimiento de los afectados, se utilizarán medios para anonimizar los datos personales identificativos de la autoría del trabajo o aquellos que figuren en el contenido del mismo, especialmente si se van a publicar en plataformas accesibles al público.

Se debe estar especialmente atentos a situaciones en que los trabajos se difundan sin control a través de internet o de redes sociales.

Sólo puede acceder al expediente del alumnado al que imparte docencia, cuando sea necesario para la función educativa, salvo causa debidamente justificada. El mismo criterio es aplicable para el profesorado en prácticas.

Sí, a aquellos que sean necesarios para procurar un adecuado ejercicio de la función docente, por estar relacionados con el desempeño académico del alumnado (discapacidades, enfermedades crónicas, TDAH, alergias, etc.).

En estos casos resulta crucial garantizar la protección de los datos y en particular la confidencialidad del alumnado involucrado. Sus datos deben ser tratados solo por el personal autorizado estrictamente necesario y con la finalidad específica de proteger al alumnado o de proporcionar el apoyo necesario.

Para el caso específico del protocolo de actuación en supuestos de acoso escolar, puede consultarse el Dictamen 2/2024, de 4 de junio, del Consejo relativo al tratamiento de datos personales en el protocolo de actuación en supuestos de acoso escolar, su consideración como necesario por razones de «interés público esencial» y a las cautelas y medidas a aplicar.

Se deberá avisar a las autoridades competentes cuando sea requerido por la Ley.

En tales situaciones, puede ser ineludible tratar datos personales para proteger la salud o la seguridad de los alumnos.

De hecho, la normativa de protección de datos legitima el tratamiento de los mismos, incluidos los de categoría especial, cuando sea necesario para proteger intereses vitales en el supuesto de que el interesado no esté capacitado, física o jurídicamente, para dar su consentimiento, o por razón del interés publico esencial de proteger el interés superior del menor, recogido en la Ley Orgánica de Protección Jurídica del Menor.

El tratamiento de datos en estas circunstancias debe limitarse a lo necesario para gestionar la emergencia, como podría ser compartir la información con los servicios médicos, de emergencia o con las familias de los alumnos.

Una vez que la situación se haya superado, se deben revisar los datos tratados y asegurarse de que se continúen tratando de acuerdo con la normativa de protección de datos.

Con carácter general se requiere para dicho acceso el consentimiento prestado por el alumnado mayor de 14 años o por sus padres, madres o tutores legales si no supera dicha edad.

No obstante, en situaciones en las que pudiera estar presente el interés público, como cuando se ponga en riesgo la integridad de algún alumno (situaciones de ciberacoso, “grooming” (Práctica en la que un adulto se hace pasar por un menor en Internet o intenta establecer un contacto con niños y adolescentes que dé pie a una relación de confianza, pasando después al control emocional y, finalmente al chantaje con fines sexuales.) o de violencia de género) el centro educativo podría, previa ponderación del caso, acceder a dichos contenidos sin el consentimiento de los interesados, respetando los principios de proporcionalidad, minimización y confidencialidad en el acceso (Sentencia de la Audiencia Nacional, de 26 de septiembre de 2013 (Recurso 481/2012).).

Los datos personales del alumnado solo pueden compartirse con docentes directamente implicados en su educación u orientación.

En estos casos, se permite el intercambio de datos personales necesarios para las funciones específicas de cada docente en relación con el alumno, asegurando siempre la confidencialidad y el cumplimiento de las políticas internas del centro docente.

En las reuniones de equipos educativos o de evaluación, se puede comentar información del alumnado que esté directamente relacionada con los objetivos educativos y de evaluación.

Es fundamental respetar la confidencialidad de los datos personales del alumnado, evitando comunicar los que carezcan de relevancia para la finalidad de la reunión, con especial atención a aquellos que sean sensibles.

Sólo en aquellos casos relacionados con objetivos educativos y orientadores, comunicando la información estrictamente necesaria para el fin previsto. En cualquier otra circunstancia solo se permitirá si se cuenta con el consentimiento del alumnado o de padres, madres o tutores legales si son menores de 14 años.

Los datos personales no pueden tratarse más tiempo del necesario para la consecución de los fines para los que fueron recogidos. El acceso o uso de los datos para otros propósitos supondría un tratamiento ilícito salvo que mediase consentimiento. 

En el caso concreto de ex-alumnos es necesario determinar la finalidad del tratamiento concreto, como pudiera ser la educativa. En este caso, los datos del expediente académico deben ser conservados ya que pueden ser solicitados por el alumnado con posterioridad a la finalización de sus estudios.

En casos con una finalidad distinta de la educativa, como pudiera ser la de mantener una base de datos de contactos, será necesario contar con el consentimiento de la persona interesada.

Una vez cumplida la finalidad, los datos deben ser eliminados de forma segura, o en caso, debidamente bloqueados. Igualmente, se deben garantizar los derechos de acceso, rectificación y, dependiendo de la base legal del tratamiento, la supresión. 

La implicación de una persona externa para traducir información del alumnado a sus progenitores o tutores legales no implica un incumplimiento de la protección de datos del menor, siempre y cuando se tomen las precauciones adecuadas, tales como asegurar proporcionar solo la información estrictamente necesaria para realizar su tarea y que dicha persona esté sujeta al deber de confidencialidad de la información que maneja, para lo cual debería suscribirse una cláusula que establezca las obligaciones pertinentes. 

Con carácter general, los documentos deberían conservarse por el tiempo estrictamente necesario en relación con la finalidad para la que fueron recogidos los datos que constan en los mismos.

Cada centro docente deberá disponer de su propio procedimiento en coherencia con las políticas y criterios establecidos por la Consejería en su Política de Gestión Documental. Esta política deberá establecer criterios para clasificar los documentos en función de sus características (exámenes parciales, exámenes globales, actas, etc.) y determinar los tiempos de conservación de cada categoría de documento.

Una vez adoptada la decisión de eliminación, se emplearán métodos de destrucción seguros y efectivos, acordes con la naturaleza de los documentos, como puede ser una trituradora para papel o borrado seguro de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad para documentos electrónicos.

Es esencial garantizar que los documentos con datos personales sean destruidos de manera que impidan cualquier recuperación posterior. Por ejemplo, nunca se tirarán a contenedores, papeleras o similares documentos en papel sin destruirlos debidamente. 

Sería conveniente que el centro educativo contratara un servicio de destrucción con una empresa especializada, el cual deberá incluir el oportuno encargo de tratamiento (art. 28.3 RGPD).

Existen determinadas circunstancias legales o administrativas en que los datos deberán ser conservados en razón de su finalidad educativa. De no darse las mismas, deberían ser suprimidos o, en su caso debidamente bloqueados, a solicitud del interesado ya que los datos personales sólo deben mantenerse durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.

Sí, incluso si son mayores de edad cuando las padres o madres corran con los gastos de educación y/o alimentos. Existe un interés legítimo, que podrá ser acreditado mediante el protocolo que establezca el centro.

Por regla general sí, ya que les ampara el derecho de acceso cuando son menores de edad. Incluso en los casos de alumnado mayor de edad si continúa dependiendo económicamente de sus progenitores.

Sí, cuando sean menores de edad en ejercicio de la patria potestad que se realiza siempre en su beneficio.

Sí, en lo relativo a datos relacionados con su desempeño educativo, en el caso en que el alumnado continúe dependiendo económicamente de sus progenitores. Con independencia de si el alumno o alumna reside en el domicilio familiar.  

Existe un interés legítimo del padre o madre, que podrá ser acreditado mediante el protocolo que establezca el centro. En este caso, si el alumnado se opusiera, deberá acreditar la inexistencia del interés legítimo de los progenitores para que pudiera denegársele el acceso. (Informes de la AEPD 0036/2018 y 441/2015)

Por otra parte, el alumnado mayor de edad tiene derecho a la privacidad y confidencialidad de sus datos, y no se deberá informar de otros asuntos personales que excedan de la esfera educativa.

Solo a los padres, madres o tutores legales, nunca a otros familiares, salvo que estuviesen autorizados por escrito por aquellos o por el propio alumnado mayor de 14 años.

Es recomendable que los centros dispongan de protocolos claros para determinar las condiciones en las que se recaban dichas autorizaciones.

Las anotaciones que el profesorado haga en un examen son una valoración personal del rendimiento de quien lo ha realizado y tienen la condición de datos personales del alumnado. Por ello este tiene derecho a ejercitar su derecho de acceso sobre los mismos, que con carácter general deberá ser concedido por el centro.

No obstante, los comentarios sobre la corrección son, a su vez, datos personales del docente cuyos derechos podrían verse afectados, justificando en tal caso limitaciones al derecho de acceso, si el centro pondera que aquellos deben prevalecer sobre los intereses legítimos del alumnado.

La información contenida en los informes psicopedagógicos, se considera datos relativos a la salud, pudiendo ejercitarse sobre ellos el derecho de acceso y, en consecuencia, obtener copia de los datos personales que conciernen al alumnado contenidos en dichos informes (Artículo 15 del RGPD e Instrucciones de 8 de marzo de 2017, de la Dirección general de participación y equidad de la Consejería de Educación por las que se actualiza el protocolo de detección, identificación del alumnado con necesidades específicas de apoyo educativo y organización de la respuesta educativa.), sin perjuicio de los derechos de acceso regulados en la normativa de procedimiento y transparencia.

En el supuesto del alumnado mayor de 14 años será este el que deba ejercer el referido derecho de acceso.

La realización de una evaluación psicopedagógica no concede al alumnado la condición de paciente ni supone la elaboración de una historia clínica dado que no recibe asistencia sanitaria o cuidados profesionales, por lo que no le es de aplicación la normativa de acceso a la historia clínica.

El derecho de acceso en materia de protección de datos no puede afectar negativamente a los derechos y libertades de otros. Pero esto no implica que se deniegue el acceso a toda la información solicitada.

Como regla general, se deberá facilitar el acceso a aquella información que permita a los interesados ejercer sus derechos sin que afecte a los del alumnado involucrado. Por tanto, no se proporcionarán datos de otras personas salvo que estos resulten indispensables para que los interesados puedan ejercer sus derechos, debiendo éste alegar en qué medida el desconocimiento de los datos les produce indefensión y previa ponderación de los riesgos asociados al caso concreto para los derechos y libertades de los afectados.

El derecho de acceso en materia de protección de datos se refiere específicamente a los datos personales que conciernan al solicitante. Si la información solicitada no contiene tales datos, no cabe la concesión de este derecho, sin perjuicio del que pudiera amparar al solicitante como interesado en un procedimiento administrativo en curso.

Sí, puesto que este derecho incluye el de obtener una copia de extractos de documentos o documentos enteros que contengan todos los datos personales objeto de tratamiento reproducidos de forma íntegra si la entrega de dicha copia y la contextualización de los datos es indispensable para que el interesado pueda verificar su exactitud y exhaustividad, que son tratados lícitamente, garantizar su inteligibilidad y ejercer los derechos que tiene conferidos por el RGPD. 

Si resulta en beneficio del interesado, también pueden comunicarse los datos de manera verbal o facilitando el acceso in situ a los mismos.

En cualquier caso deberán de tenerse en cuenta los derechos y libertades de terceros, realizándose, en tal caso, la ponderación de intereses afectados.

En general, ambos progenitores tienen derecho a recibir la misma información sobre el rendimiento académico y circunstancias cuyo conocimiento sea necesario para la educación y orientación del alumnado de sus hijos (Artículo 92.3, 92.4, 154, 156 y 162 del Código Civil.).

En los supuestos de separación o divorcio, lo común es que la patria potestad continúe siendo compartida, con independencia de quien tenga la custodia de los hijos, lo que obliga a los centros a garantizar, debido a las circunstancias, la duplicidad de la información relativa al proceso educativo del alumno.

No obstante, en caso acreditarse sentencia judicial o acuerdo de los padres mediante convenio de de la pérdida de patria potestad ante el centro educativo, este facilitaría la información únicamente al progenitor que la conservase.

Por todo ello, es necesario disponer de información actualizada sobre la situación legal y familiar del alumnado.

En casos donde existen órdenes de protección legal o alejamiento, el centro educativo debe adecuar su actuación de manera estricta a las medidas contenidas en dichas órdenes (Artículo 544 ter del Real Decreto de 14 de septiembre de 1882 por el que se aprueba la Ley de Enjuiciamiento Criminal.). Esto puede implicar restringir el acceso a la información del alumno a uno de los progenitores o a terceros.

En estos casos, los centros deben dotarse de procedimientos claros para verificar las órdenes judiciales y comprender sus implicaciones en el acceso a los datos del alumno.

Sólo se podrá proporcionar información relativa al alumnado a los padres, madres o tutores legales. Para proporcionar información a terceras personas será necesario que estén autorizadas por escrito por aquellos o por el propio alumno/a si es mayor de 14 años.

Es recomendable que los centros dispongan de protocolos claros para determinar las condiciones en las que se recaban dichas autorizaciones.

En casos de desacuerdo entre los progenitores sobre la autorización para el uso de datos personales del alumnado en actividades específicas, el centro educativo debe abstenerse de tratar tales datos, salvo pronunciamiento judicial al respecto (Artículo 156 del Código Civil.).

En caso de traslado, la LOE prevé la comunicación de datos al nuevo centro en que se matricule el alumno o alumna sin necesidad de recabar su consentimiento o el de sus padres, madres o tutores legales.

Sí, puesto que es necesario para desarrollar la función educativa, teniendo en cuenta que la participación del alumno o alumna en el intercambio ha debido contar con la solicitud o autorización de los padres, madres o tutores legales, incluyendo los casos de alumnado mayor de edad si continúa dependiendo económicamente de sus progenitores.

Si se trata de países fuera del Espacio Económico Europeo, debe tenerse en cuenta el régimen específico de transferencias internacionales de datos personales.

En todo caso, los datos compartidos serán los estrictamente necesarios para el propósito del programa de intercambio o visita.

Sí, siempre que sean necesarios para el desarrollo de sus misiones para la prevención, detección e investigación de infracciones penales y para la prevención y protección frente a un peligro real y grave para la seguridad pública (Artículo 7 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.).

La petición que realicen la Fuerzas y Cuerpos de Seguridad debe ser concreta, específica y motivada. Se recomienda disponer de protocolos específicos para gestionar este tipo de comunicaciones.

En cualquier caso, ni el alumnado ni sus representantes legales serán informados de la transmisión de sus datos a fin de garantizar la actividad investigadora.

Sí, siempre que sea para la determinación o tratamiento de situaciones de riesgos o desamparo competencia de los servicios sociales, incluyendo tanto los relativos al menor como los  relacionados con su entorno familiar o social.

La comunicación estará amparada en el interés superior del menor y no requerirá consentimiento alguno (Artículo 22 quáter de la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor, de modificación parcial del Código Civil y de la Ley de Enjuiciamiento Civil.).

Se recomienda disponer de protocolos específicos para gestionar este tipo de comunicaciones, que deberían recoger las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Sí, sin consentimiento de los interesados, para la prevención o el diagnostico médico, prestación de asistencia sanitaria como consecuencia de accidentes o enfermedades sufridas por el alumnado. Siempre que se trate de profesionales sanitarios sujetos el deber de secreto profesional u otras personas sujetas a la misma obligación.

En estos casos, el centro hace de intermediario entre los servicios de salud y las familias. El centro traslada la información siempre que las familias hayan dado el consentimiento, que debe ser gestionado oportunamente por el centro. 

En caso de peticiones de las autoridades sanitarias con el objetivo de garantizar la salud pública no se requiere consentimiento.

Sólo se podrán comunicar datos personales de los que se disponga el consentimiento de su titular (o sus representantes legales en caso de menor de 14 años).

Por otra parte, las empresas y ONGs con las que se haya suscrito un encargo de tratamiento podrán acceder a los datos que sean estrictamente necesarios para desarrollar la función que tengan encomendada.

En todo caso, los datos compartidos deben limitarse a los necesarios respetando la finalidad para la que se recopilaron. Además, deben implementarse medidas de seguridad manteniendo la privacidad y la integridad de la información en todo momento.

Sí, pero se necesitará el previo consentimiento del alumno o alumna si es mayor de 14 años y en caso contrario de los padres, madres o tutores legales, cuando los datos se comuniquen para las finalidades propias de tales entidades y solo los estrictamente necesarios para la actividad concreta organizada por el centro. El consentimiento debe ser gestionado correctamente por el centro.

Previo consentimiento de los interesados.

En el caso que las AMPAS presten un servicio al centro educativo, acceden a los datos en calidad de encargados del tratamiento, sin que sea necesario el consentimiento de los interesados.

La privacidad y confidencialidad de los datos personales del alumnado deben ser respetadas.

Salvo que medie consentimiento del alumnado o sus representantes legales, no pueden facilitarse tales datos a los progenitores de otro alumno o alumna. Ello, sin perjuicio del derecho que pudiera amparar al solicitante como interesado en un procedimiento administrativo concreto.